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关于印发《社保业务档案管理暂行办法(二)》的通知

来源:市社保局     发布时间:2019-02-19     选择阅读字号:[ ]     阅读次数: 0

市局各科室、各县(区)社保局:

2018年11月8日全市人社“综合柜员制”上线试运行以来,我局印发了《社会保险业务档案管理暂行办法(一)》,根据“综合柜员制”运行实际情况和档案管理的有关规定,现将《社会保险业务档案管理暂行办法(二)》印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

社会保险业务档案管理暂行办法(二)

 

第一章   总则

第一条  为适应新形势下数字化信息系统的管理模式,通过建立纸质档案数字化、电子影像信息化、信息查询智能化、档案服务多元化的统一综合管理系统平台,确保社保业务档案真实、完整和安全,充分发挥档案的服务作用,根据《社会保险法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》(人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号)、《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化技术规范》,结合我市实际,制定本办法。

第二条  本办法所称社保业务档案,是指在办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务过程中,形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

业务档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案包括业务经办过程中所形成的记录、证据、依据、发票等纸质材料;电子档案包括与纸质档案对应生成的影像材料和独立生成的各类业务数据等。

第三条  本办法适用于各县(区)社会保险经办机构和基层平台业务档案的形成、收集、整理、归档和档案的保管、统计、利用等工作。

经办机构包括:市及各县(区)社会保险经办机构。

基层平台包括:乡镇(街道)、社区。

  • 管理机构

第四条  经办机构和基层平台负责本机构社保业务档案的管理工作,并接受上级业务部门和同级人力资源和社会保障行政部门、档案行政部门的监督指导。

第五条  经办机构应建立综合档案室,配备相对稳定、满足工作需要的专(兼)职档案工作人员;各基层平台要按照档案管理有关规定,及时对社保业务纸质档案进行分类、整理、保管并定期交由所在县(区)经办机构集中保存。

第六条  业务档案同时存在纸质和电子两种载体形式,在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时应以纸质业务档案记载信息为准。

  • 岗位人员职责

第七条  经办机构业务部门负责业务材料的收集、整理和立卷工作,主要负责人为本部门落实相关工作要求的第一责任人。

第八条  经办机构应明确业务档案管理部门,设置业务档案管理岗位,负责指导业务材料收集、整理和立卷,并负责业务档案归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交工作。

第九条  经办机构应定期对业务档案管理人员进行培训和考核,以适应业务档案管理工作的发展需要。

  • 收集与流转

第十条  经办机构和基层平台形成的社保业务纸质档案和电子档案由各县(区)经办机构统一保存。

第十一条  经办机构和基层平台办理业务时,不受行政区划限制,根据职责授权,受理市域内相关业务。本着“谁受理谁收集、谁收集谁影像化、谁影像化谁组卷”的原则,非本参保地业务的原始纸质档案,受理地经办机构或基层平台扫描影像化后收集保存。

第十二条  经办机构和基层平台应负责对办理过程中直接形成的具有保存价值的电子业务材料进行收集、整理,和归档;按照业务档案分类方案结合办结时间进行归集,确保其真实、完整、安全和有效。

第十三条  收集业务材料时应按照“业务用表在前、审核凭证在后,重要凭证在前、次要凭证在后”的原则顺序排序。业务审核凭证排序应与业务报表名册中人员顺序保持一致。

第十四条  业务材料的字迹、印章和日期应完整、清晰、准确。

第十五条  电子业务材料目录包括纸质目录和机读目录,目录内容要一致。

第五章  整理与归档

第十六条  社保业务文件材料应按“件”整理,并按照“件”号顺序编制移交清单,定期移交综合档案室归档。综合档案室应按照工作流程、业务类型清点数量,查看整理质量,对符合归档要求的,及时加工整理入库上架;对不符合归档要求的,由责任科室兼职档案工作人员限期整改后再行移交。

第十七条  “件”内文件材料排列顺序:主要表单(带条形码的表单为主表单)在前、附件在后;审核结果性材料在前、依据在后;重要凭证材料在前、次要在后。将每“件”档案按时间顺序排列。若干“件”组成一盒。归档文件以办结日期确定形成时间。按照年、月分类整理,确保经办过程中形成的业务归档材料完整和规范。

    第十八条  综合档案室应按照“年度-业务类别-业务环节”的分类方法进行社保业务档案分类、整理,并及时编制归档文件目录、案卷目录、全引目录。

    第十九条  经办机构应根据工作需要配备计算机、复印机、打印机、扫描仪等适应档案现代化管理的技术设备,开展社保业务档案数字化处理工作。

第二十条  社保业务档案的保管期限和代码:永久(Y)、100年(H)、50年(C)、30年(Z)、10年(D)。

社保业务档案的类别名称和代码:社会保险管理类(gl)、社会保险费征缴类(zj)、养老保险待遇类(yl)、社会保险业务统计类(tj)、社会保险稽核监管类(jh)。

    第二十一条  纸质档案材料宜采用国际标准A4幅面,表头方向应向上或向左;业务材料应剔除影响档案保管保护的附着物;有条件的经办机构宜对业务材料采取消毒措施。

  •  管理规则

第二十二条  经办机构和基层平台在办理业务过程中要做到随办随归随影像化,要及时整理及时组卷。经办机构视情况可按月、季、半年、年组卷,将整理完毕的纸质档案移交综合档案室;基层平台视情况按月或季组卷,将整理完毕的纸质档案移交所在县(区)经办机构。次年1月底之前将上年未移交的业务材料全部移交至综合档案室。有明确移交周期规定的档案,按照规定执行。

业务档案材料按照一个档案盒的量为一个移交单元。

档案资料可以不编制页码,但纸质资料的排序必须和电子档案的排序一致。

2018年11月8日以后的档案资料按照新规定整理,之前的档案资料按照《四川省电子文档管理系统》整理。

    第二十三条  案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录、业务材料、卷内备考表的顺序依次排序。

第二十四条  业务档案的案卷号在分类方案的最低一级案卷类别内从“0001”开始依次标注(原来的案卷号就此截止);案卷内以“件”为单位组卷的,以扫描的页数为准。

第二十五条  具有电子文件形式的纸质业务材料可不装订,或采取封装方式保管。

第二十六条  业务材料应装入档案盒,不同年度、不同保管期限和不同案卷类别的档案不得装入同一档案盒内。

社保业务档案整理归档使用市经办机构统一要求的档案装具。

第二十七条  采取封装方式保管的纸质业务档案应在外包装明示全宗号、年度、保管期限、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号等信息。

第二十八条  电子业务档案应一式三套:一套提供利用、一套本地封存保管、一套异地保管。对异地保管的电子业务档案,应同时异地备份纸质目录和机读目录。

第二十九条  用于存储电子业务档案的载体或装具上应注明载体编号、保管期限、存入日期等信息。

第三十条  业务档案管理部门应对电子业务档案定期检查和备份。

第七章  保管与利用

第三十一条  经办机构应设置专门的档案库房,采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全。

第三十二条  库房档案应按照分类顺序排列,柜内档案按照从上到下、从左到右的顺序排列,档案柜(密集架)按照从左到右顺序编制柜号,并绘制档案存放示意图及档案柜存放索引,方便查找利用。

第三十三条  经办机构应建立档案全宗卷,卷内应包括全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案管理说明、归档范围与保管期限表、档案交接凭证、鉴定报告、销毁清册等;建立档案统计台账,记录档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等情况。

第三十四条  经办机构和基础平台依法为参保单位和参保个人提供档案信息查阅服务。

第三十五条  查询档案实行登记和申请制度。查阅时,应严格审查其身份证件和查阅目的,填写档案查阅登记表。单位和个人查阅档案,需经同意后方可查阅,未经批准,任何人不得复印、借阅档案资料。

第三十六条  档案管理人员应定期清点库存档案,检查受损情况,并对受损档案采取措施进行抢救和修复。

第三十七条  档案库房应指定专职的档案管理人员管理,其他人员未经批准不得进入。进入时,应由专职档案管理人员陪同并登记入库人员、入库事由和进出时间。

第三十八条  档案库房应按照要求配备必要的防火、防盗、防水、防潮、防光、防紫外线、防尘、防高温、防有害生物以及照明等设备。

第三十九条  档案库房内温、湿度范围应符合规定(温度14-24度、湿度45-60%)。每日应定时登记库房内温、湿度情况并及时调节。

第八章  鉴定、销毁和移交

第四十条  经办机构应由相关负责人、档案管理人员和经办人员组成业务档案鉴定小组,负责鉴定业务材料的归档范围和保管期限,并对到期业务档案进行销毁鉴定。

第四十一条  业务档案保管时间自形成之日的次年1月1日开始计算。

第四十二条  鉴定中如发现保管期限划分短的,有必要继续保持的,应当重新确定保管期限。对经过鉴定可以销毁的业务档案应编制销毁清册,经经办机构主要负责人批准后报同级人力资源社会保障行政部门备案。

第四十三条  销毁档案时,必须由两人以上监销,在档案行政管理部门指定地点实施销毁。销毁人员和监销人员应在销毁清册上签字确认。未经鉴定和批准,任何单位和个人不得擅自销毁档案。销毁清册应永久保存。

第四十四条  经办机构按照档案管理有关规定,将永久保存的社保业务档案定期向同级档案行政管理部门移交。移交档案时,由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量,查验案卷质量、内容和检索工具,确保档案真实完整、账物相符。

第九章  法律责任

第四十五条  经办机构和基层平台有下列情形之一的,责令限期改正,造成损失的,责令赔偿损失并对直接负责的工作人员、主管人员和其他人员依法给予行政处分;情节严重构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

(一)不按规定归档或者不按规定移交档案的;

(二)伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

(三)玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;

(四)违规提供、抄录、复印档案,泄漏用人单位或者个人信息的;

(五)违反社保业务档案管理和国家档案法律、法规的其他行为。

第四十六条  参保单位和个人、定点服务单位如有违法行为的,按照《档案法》的相关规定予以处理或处罚。

 

附件:1.社会保险业务档案归档范围和保管期限表

2.办理社保事项精简材料清单(人社险中心函〔2018〕72号)

3.社保业务档案系统操作流程

                       攀枝花市社会保险管理局

                       2019年2月14日

8号附件1(归档范围与保管期限).xls 8号附件2(办理社保事项精简材料清单).xls 8号附件3(社保业务档案管理系统操作流程).doc