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档案管理科

来源:市社保局     发布时间:2017-02-07     选择阅读字号:[ ]     阅读次数: 0

一、部门工作职责

    (一)认真学习、宣传、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、指示和规定,接受省社保局、市档案局的业务指导及检查,积极参加业务培训;

 (二)严格遵守国家档案法和保密法规定,保守机密,不泄露档案内容;办事坚持原则,不徇私情;

 (三)负责市局社保业务档案的管理和利用;对区(县)、市局各科室业务档案管理的指导工作;

 (四)负责对机关事业养老保险和居民养老保险业务档案期限的划分、材料的分类、编号、整理、装订的指导工作;

 (五)负责企业退休人员人事档案改制企业5年内退休人员人事档案的管理和利用工作的管理;

(六)负责全市社会保险大事记和全宗指南的编写工作;

(七)负责市局和区(县)档案管理考核工作;

(八)负责协助各级、各部门完成涉及本科室业务的咨询、查询、核查工作;

(九)完成上级和局领导交办的其他工作任务。

    二、岗位职责分解

(一)岗位一:科长

工作职责:主持科室全面工作

    1.制定工作计划,作好工作总结;

    2.负责档案理论研究和理论咨询;

3.组织科室人员作好档案材料的收集、鉴定、归档和整理工作;

4.及时办理档案的查询、借用、转递事项,做好提供利用工作;

5.定期组织科室人员检查核对库房档案,做到账物相符;

6.负责检查库房档案的各种安全、保密设施,认真做好档案的保管与保护工作;

7.档案的编研和科室信息工作;

    8.对区(县)、市局各科室档案的收集范围、保管期限的划分、整理、装订的指导工作;

    9.对改制企业人员人事档案的整理、卷内目录及移交花名册的填写的指导工作;

    10.完成局领导交办的其它工作。

(二)岗位二:社保业务档案管理员  

工作职责:负责业务档案、资料的管理

1.社保业务档案的收集、整理、录入、利用、检索、保管、统计工作;

2.资料的收集、整理、保管与开发利用;

3.柜标的制作;

4.库房安全防护等工作;

5.完成领导交办的其它工作;

(三)岗位三:企业退休人员人事档案管理员 

工作职责:负责企业退休人员人事档案的管理工作

1.人事档案的接收、整理、编号、著录、统计、利用工作;

2.档案袋的更新;

3.柜标的制作;

4.安全防护等工作;

5.完成领导交办的其它工作。

三、业务经办流程

(一)局内综合业务档案的管理和利用

局内档案:文书档案、业务档案、会计档案、声像档案、资料(刊物)、基建档案、设备档案、实物档案。

1.档案接收工作:每年6月份各科室将上年装订好的档案移交档案科,档案科及时清点并检查是否齐全和规范,最后做好移交登记。

2.档案整理工作:将移交的档案进行分类、组合、排列、编目。

3.档案著录工作:将移交档案的卷内目录逐一录入电子文档管理系统。

4.档案利用工作:若是单位查阅,需要提供单位介绍信及本人身份证;若是个体查阅,需要出示本人身份证;若是委托查询(本人不在攀或本人行动不便)查阅,需要提供委托书、委托人身份证复印件及受托人身份证;最后做好档案利用(查阅)登记。

5.档案统计工作:每年10月份定期报送上年《档案工作基本情况统计年报》于市档案局。定期登记台账:档案进出登记表、档案数量统计表、档案编研材料登记表、档案检索工具登记表、档案利用效果登记表、温湿度记录、档案安全检查记录。

6.刊物、资料收集工作:每年年底收集、整理、登记和各科室业务工作有关的各种刊物、资料以备方便查阅、学习。

7.填写档案盒

8.将所有档案装盒、上架。

9.做柜标:库房档案柜的标识。

(二)企业退休人员档案的管理和利用

    1.档案接收工作:随交随接。档案科及时清点并检查是否齐全和规范,花名册上的人数、姓名是否与移交档案的人数、姓名相符,最后做好移交登记。

2.档案整理工作:将移交的档案进行分类、组合、排列、编目。

3.档案著录工作:将移交的人事档案逐一录入人事档案管理系统。

4.档案利用工作:若是单位查阅,需要提供单位介绍信及本人身份证;若是个体查阅,需要出示本人身份证;若是代替别人(本人不在攀或本人行动不便)查阅,需要提供委托书、委托人身份证复印件及受托人身份证;最后做好档案利用(查阅)登记。

5.档案统计工作:由于人事档案不定期移交,应随交随登记,每年年底将当年接收的所有档案统一汇总,制成表格并打印成纸质和档案移交花名册、人员登记花名册一并装订成册。

6.移交人事档案袋的更新:将所移交人事档案的档案袋逐一更换成我局统一的人事档案袋。

7.做完档案整理工作、档案录入工作、档案袋的更新工作后,立即将所有档案入柜。

8.做柜标:库房档案柜的标识。

(三)县(区)、市局各科室业务档案管理的指导工作。

档案的分类;档案的组合;档案的排列;档案的编目;档案的装订;电子文档管理系统的使用。

(四)县(区)、市局各科室兼职档案人员的培训工作。

1.理论知识讲座:

文书档案:文件的处理、整理、归档范围、保管期限的划分;

会计档案: 归档范围、保管期限的划分;

业务档案: 收集、整理、归档范围、保管期限的划分;

声像档案: 收集、分类、编号、归档范围、保管期限的划分;

设备档案: 收集、分类、整理;

基建档案: 收集、整理、归档范围、保管期限的划分;

实物档案:实物材料的收集、分类、编号。

2.档案管理应用软件操作技能培训。

    (五)对市局各科室档案管理的考核工作

1.制定了《档案管理考核办法》。

2.制定了《档案工作目标管理考核内容细化评分》。                                      

3.每年年底进行考核。

4.汇总档案工作目标管理考核评分表。

(六)档案的编研工作

    档案管理制度、大事记、保管期限表、档案利用效果实例选编、档案案卷目录名册、归档情况统计表、年度工作总结及计划、学习档案法简报、档案管理考核办法、养老保险档案归档范围、城乡居民养老保险档案归档范围、档案安全保管情况检查汇报、专题概要、档案定期分析材料、资料专题概要目录。

   (七)库房的安全防护工作

1.控制库房温湿度;

2.保卫与保密;

3.防潮、防火、防虫、防尘、消毒等;

4.防光与防尘;

5.档案的安全检查。

    四、业务风险点及防范措施

风险防控责任人:科室负责人

(一)业务经办过程中存在的风险点

.借出登记了的企业改制、五年内退休、退休人员人事档案,没有建立正常的催收机制,有可能导致档案遗失的风险。

2.存在收取市各企业退休人员和个体退休人员人事档案的情况,与企业档案管理办法和市委发[2002]18号文和攀委办[2002]13号文的规定相违背风险。

(二)业务风险点防范措施

1.加强职工廉政风险、法制教育。

2.借出的人事档案,根据工作实际情况及时催还。借出的档案按照规定是以一周为限期,若是一周未能归还,工作人员应及时催还,若要继续借用,应再一次在利用登记簿上签字。

3.为了保证人事档案的完整和安全性,按照市人社局统一确定有人事档案管理权限的机构收集和管理。

联系电话:3335939